Läbimõeldud äritegevuse järjepidevuse strateegia aitab ettevõtetel kriisi järel mitte ainult ellu jääda, vaid ka edukalt areneda. Operatiivne äritegevuse järjepidevus ei ole enam midagi, mida tuleks üle vaadata, vaid see on teema, mis väärib tõsist arutelu. Ligikaudu 40% ettevõtetest ei avane katastroofi järel uuesti Föderaalne hädaolukordade haldamise agentuur (FEMA) .
Siin on viis sammu, mida saate teha, et kaitsta oma ettevõtet järgmise kriisi eest.
Operatiivse äritegevuse järjepidevuse kava kokku panemine
Enne operatiivse talitluspidevuskava väljatöötamist ärge oodake veel ühe kriisi tekkimist. Plaani olemasolu võimaldab kriisi vaibudes tõhusalt tööle naasta. Samuti antakse juhised, kuidas katastroofi tagajärjel tekkinud kahjusid lahendada.
Kuigi organisatsioonid saavad neid plaane üksi ellu viia, aitab see sageli sisse tuua a strateegiakonsultant välise perspektiivi ja sügava kogemustepagasiga selle kohta, kuidas edukad talitluspidevuse plaanid saavad teoks.
Selliste plaanidega varustatud ettevõtted on vastupidavamad kui varuplaanideta ettevõtted ja minu kogemuste põhjal on neil paremad võimalused taastuda. Lisaks kipuvad nad uuesti esile tulema ka konkurentidest kiiremini.
Mis on seotud operatiivse talitluspidevuskava koostamisega? Põhjalik situatsiooniplaanide programm on määratletud kolme elemendiga:
- Hädaolukordadele reageerimine
- Kriisireguleerimine
- Ettevõtte taastamine ja taastamine
Selle kava struktuur peaks hõlmama järgmist viit põhietappi:
- Pange paika kavandatava plaani ulatus
Selles etapis on põhirõhk konkreetse fookuse loomisel ning kriisijuhtimismeeskonna, tehnoloogia taastamise meeskonna ja äritegevuse taastamise meeskondade väljaselgitamisel, kes töötavad talitluspidevuskava rakendamisel. See meeskond vastutab erinevate võimaluste uurimise eest, et näha, kuidas ettevõte saab katastroofi ajal töötajaid, tarnijaid ja kliente ning äritegevust kõige paremini kaitsta. - Määratlege peamised ärisektorid
Kui paljudest osakondadest või sektoritest organisatsioon koosneb? IT, müük, kontod, inimressursid, tagakontor ja kontor - kõik need sektorid tuleb määratleda ja visandada, et oleks võimalik välja töötada vastamisprotokoll igaühele. - Viige läbi ärimõju analüüs (BIA)
Kriitilise äritegevuse võimaliku mõju prognoosimiseks viiakse läbi ärimõju analüüs (BIA). Ärimõju analüüsi saab hõlbustada, esitades järgmised kolm küsimust:
- Millised on prioriteetsed tegevused, mis on organisatsiooni põhitegevuse jaoks kriitilise tähtsusega?
- Millised on ressursid, mis tuleb nende prioriteetsete tegevuste jätkamiseks hankida? See hõlmab nii sisemisi kui ka väliseid ressursse, nagu varud, sõidukid ja personal.
- Mis on maksimaalne ajavahemik, mille jooksul äritegevuse häired on talutavad? See konkreetne küsimus määratleb prioriteetsete tegevuste jätkamise ajaraami.
Kui nendele küsimustele on vastatud, on aeg hinnata väliseid riske, mis võivad ettevõtet mõjutada. Pärast seda on lihtsam läbi töötada erinevat tüüpi katastroofe, millega ettevõte võib kokku puutuda.
- Millised on prioriteetsed tegevused, mis on organisatsiooni põhitegevuse jaoks kriitilise tähtsusega?
- Töötage kogutud teabe põhjal välja strateegiad
Selle hoolsuskohustuse käigus kogutud andmete abil on võimalik välja töötada strateegiad, mis aitaksid ettevõttel hädaolukordades toime tulla ja pärast seda tõhusalt tegevust jätkata.
See on võib-olla üks olulisemaid etappe, kuna see nõuab ulatuslikku uurimist ja uurimist teiste organisatsioonide järjepidevuse strateegiate kohta. Hindamatuks osutub võrdluspunkti omamine teistelt ettevõtetelt, eriti nendelt, kes on varasemaid tagasilööke ületanud. - Toimingute säilitamiseks looge elujõuline järjepidevuskava
Kui talitluspidevuse plaan on koostatud ja selgelt kirjutatud, on see tingimata vajalik testida. See hõlmab õppuste ja simuleeritud katastroofiürituste läbiviimist, et näha ärivaldkondi, mis vajavad täiendavat täiustamist ja planeerimist.
Ebakindlas maailmas aitab talitluspidevuse plaan teie äri ja selle huve kaitsta.
Äritegevuse järjepidevuse plaani testimine
Proovitud ja katsetatud terviklik äritegevuse järjepidevuse plaan valmistab teid ootamatusteks. See aitab teil harjutada kaugtööd, töötada teises keskkonnas ja töötada võib-olla ilma kriitilise personalita.
Testimine aitab teil kontrollida selliseid süsteeme nagu andmete varundamise taastamine. Lisaks paljastab oma plaani testimine lüngad või nõrgad kohad ning annab teile hindamatu ülevaate selle kohta, kuidas plaani kõige paremini edasi arendada ja tugevdada. Lõpuks võib rangete testide demonstreerimine aidata teie ettevõttel saada korralikku kindlustust.
Niisiis, kuidas jätkate oma talitluspidevuse plaani testimist?
- Vaadake BCP koos töötajatega üle
Oma töötajate teadlikkus talitluspidevuse kavast on ülioluline. Suurem osa BCP-dest ebaõnnestub seetõttu, et töötajad ei tea protokolle, mida nad peaks katastroofi korral järgima. Esitage simulatsiooniharjutuse eesmärgid ja mõistke neid, et see on midagi enamat kui õppus. Nende rollid ja vastutus tuleb hindamise ajal vabanduste vältimiseks selgelt selgitada. Ka partnerite ja müüjate kaasamine simulatsiooni on hea mõte. - Valige kava katsetamise aeg
Kui töötajad saavad teavet oma talitluspidevuse rollide ja vastutuse kohta, on aeg valida testimise läbiviimiseks aeg. Sõltuvalt sellest, mida selle harjutuse elluviimise eest vastutav meeskond on otsustanud, võib simulatsioon kesta üks päev kuni paar nädalat. Peamine ei ole aja pikkus, vaid organisatsiooni valmisoleku ja töötajate vastuste hindamine.
Simulatsiooniharjutuste kavandamiseks on head päevad reede ja laupäev. Kui plaanite lihtsalt tippjuhtide ja kõrgema juhtkonna ja personali koosolekuid läbi viia, võiksite need läbi viia nädalavahetustel. Ülevaateid saab seejärel korraldada nädala jooksul, häirimata tavapärast äritegevust. - Simuleerige katastroofiolukorda
Katastroofid võivad esineda mis tahes kujul - üleujutused, tornaadod, orkaanid, küberrünnakud, börsikrahhid või ülemaailmsed pandeemiad, nagu praegune COVID-19 puhang. Valige mõni neist ja looge töötajatele esitatav simulatsioon. Neilt oodatakse seda õppust, nagu see tegelikult juhtuks. Nende vastused peaksid olema kooskõlas talitluspidevuse kavas sätestatuga.
Jälgige olukorra kontrolli alla saamiseks kulunud aega. Kui teie organisatsioon sõltub kriitiliste funktsioonide, näiteks IT-süsteemide jaoks teistest ettevõtetest, võiksite nad kaasata sellesse simulatsiooniharjutusse, et saaksite hinnata ka nende valmisolekut. Kui tihti tuleks täielikku simulatsiooni teha? Vähemalt kord aastas. Võite kasutada erinevaid stsenaariume, et saaksite proovida erinevaid võimalikke probleeme. - Hinnake testimist
Kui testimisperiood on läbi, kutsuge kõik kokku hindamisseansiks. Las töötajad räägivad. Kuulake antud tagasisidet, see aitab teil talitluspidevuse kava täpsustada. Valdkonnad, mis vajavad veel lihvimist, tulevad esiplaanile ning esile tõstetakse ka hästi töötanud strateegiaid. Mõnikord võib parema tulemuse saavutamiseks olla vajalik meeskonnas erinevate inimeste vastutus vahetada.
Äritegevuse järjepidevuse kava parimad tavad
Teekonda hea talitluspidevuskava väljatöötamiseni täiendavad järgmised head tavad:
- Kas teil on kogenud sponsor
Kõigil ettevõtetel, kes kavatsevad koostada talitluspidevuse kava, oleks hea töötada koos ettevõttega kogenud meeskond mis võib luua, üle vaadata ja aidata BCP testimist. Keegi peab ideaalis vastutama või kogu seda protsessi jälgima. - Valige strateegiline poliitika
Strateegiline poliitika suunab otsuseid ja toimib edasise tegevuse juhisena. Töötajatele tuleb tutvumiseks anda poliitika koopia koos täieliku talitluspidevuse kavaga. Ideaalis tuleks kõik panna käsiraamatusse, mille töötajad saavad oma jätkuva koolituse raames. - Töö metoodikaga
Milliseid süsteeme ja meetodeid kasutate oma tegevuse järjepidevuse plaani elluviimiseks selle loomisest kuni testimiseni? Metoodika peaks olema selge ja kergesti jälgitav. Head metoodikat hindavad audiitorid, kes hindavad teie talitluspidevuse kava. Näiteks on mõistlik dokumenteerida operatsiooniprotsess, mida on vaja müügi algatamiseks, tehingute tegemiseks ja haldamiseks, nii et äri katkemise korral saaks ettevõte koheselt tuvastada ja kõrvaldada tekkinud lüngad. Metoodika peaks olema võimalikult kivisse raiutud, et kõik töötajad saaksid äri ajada ühtemoodi, samal ajal kui juhtkond töötab protsessi täiustamiseks, et muuta see tõhusamaks ja sujuvamaks. - Kasutage regulaarset hindamist
Ainus viis oma järjepidevuskava hindamiseks on hoolikalt läbimõeldud hinnangud. Need hinnangud võimaldavad hinnata teie valmisolekut ettevõttena. Hea on regulaarselt riskihindamisi läbi viia, võib-olla isegi kord kvartalis. Need ei pea kõiki töötajaid kaasama. Saate lihtsalt koguda meeskonnajuhte erinevatest osakondadest või osakondadest. - Kasuta sagedast testimist
Plaani teostamine või testimine, et saaksite teada, kui hästi see saab, on üks parimaid tavasid, mida saate juurutada. Tehke õppusi vähemalt kord kvartalis, kasutades erinevaid stsenaariume, et hoida oma töötajaid kursis sellega, mida neilt katastroofide ajal oodatakse. - Plaanige aruandluse ja tagasiside seansid
Samuti peab olema paigas aruandlusprotokoll. Kuidas seda projekti koordineeriv ja juhtiv meeskond juhtkonnale aru annab? Pärast plaani väljatöötamist ja testimist tuleks juhtkonnale saata aruanne, milles võetakse kokku organisatsiooni valmisoleku tase eriolukorra korral.
Järeldus
Minu kogemuse järgi on seda, et mida paremini määratletud ja testitud on teie talitluspidevuse plaan, seda suuremad on teie võimalused tõhusaks taastumiseks ning töötajate, klientide ja äritegevuse kaitsmiseks.
Kõik organisatsioonis töötavad inimesed peaksid olema teadlikud talitluspidevuse kavast ja oma rollist katastroofijärgses taastamises. Keegi pole erand. Igal tasandil osalemine võimaldab kiiremat tagasilööki ja sujuvat üleminekut äritegevuse uude etappi.
Põhitõdede mõistmine
Mis on talitluspidevuse strateegia?
Plaan, mis võimaldab kriisi vaibudes tõhusalt tööle naasta. Samuti antakse juhised, kuidas katastroofi tagajärjel tekkinud kahjusid lahendada.
Mis on esimene samm talitluspidevuse plaani koostamisel?
Pange paika kavandatava kava ulatus. Selles etapis on põhirõhk konkreetse fookuse loomisel ning kriisijuhtimismeeskonna, tehnoloogia taastamise meeskonna ja äritegevuse taastamise meeskondade väljaselgitamisel, kes töötavad talitluspidevuskava rakendamise nimel.
